Vodenje razpisov na Tabli GGD

Tabla GGD je skupen seznam vseh projektov (razpisov), na katere se podjetje prijavlja. Na njej splošni oddelek vpiše nov razpis, kalkulanti pripravijo ponudbo, vsi pa vidijo, kdo kaj dela in kdaj potečejo roki. Ko je ponudba oddana, projekt zaključite s statusom.

Tabla je v meniju Kalkulacije → Tabla GGD. Vidi jo samo podjetje, ki ima Tablo vklopljeno.

Nov projekt → Dodelitev ljudi → Priprava predračuna → Oddaja → Zaključek

Na hitro

1. Splošni oddelek doda Nov projekt in vpiše povezavo na objavo.
2. Preberi objavo prenese podatke razpisa s portala e-JN.
3. Kalkulant se vpiše na projekt in iz njega ustvari predračun.
4. Dokumentacijo in zapisnike o odločitvi hranite na projektu.
5. Ko je ponudba oddana, splošni oddelek nastavi status Oddan ali Ni oddan.

Preden začnete

Vsak uporabnik Table je v eni ali več skupinah. Skupine določi uporabnik s pravico Tabla GGD: nastavitve v Nastavitve table → Skupine in ljudje.

Skupina	Kdo	Kaj dela na Tabli
SO	splošni oddelek	dodaja in briše projekte, vpisuje podatke razpisa, nastavlja statuse
KA	kalkulanti	vpišejo se na projekt in ustvarijo predračun
OB	obrtniški oddelek	sodeluje na projektih, kamor je vpisan
KO	komercialisti	sodelujejo na projektih, kamor so vpisani

Kdo sme urejati kateri stolpec, je nastavljeno v Nastavitve table → Stolpci. Polje, ki ga ne smete urejati, je sivo; z miško na njem izveste, kdo ga ureja.

Za splošni oddelek: nov razpis

1. Dodajte projekt

Na Tabli kliknite Nov projekt v naslovni vrstici ali pritisnite F4.

2. Preberite objavo

V Povezava na objavo prilepite povezavo na objavo na portalu e-JN (enarocanje.si) in kliknite Preberi objavo. Okno pokaže podatke z objave. Česar ne želite prenesti, odkljukajte, in kliknite Prenesi izbrano.

Prenesen podatek ima na projektu oznako e-JN. Program z objave nikoli ne vpiše ničesar sam.

Če naročnika z objave ni v šifrantu investitorjev, ga v oknu izberite iz šifranta.

3. Dopolnite obvezne podatke

Obvezni so Naziv projekta, Naročnik in Rok za oddajo. Pri javnem razpisu sta obvezna še Št. razpisa in Rok za vprašanja.

Ko so obvezni podatki vpisani, se projekt shrani sam in dobi številko. Od tedaj se vsako polje shrani, ko ga zapustite; gumba »Shrani« ni.

Pomembno

Če nov projekt zapustite, preden je popoln, program vpraša, ali ga dopolnite ali razveljavite. Nepopoln projekt se ne shrani.

4. Dodelite ljudi

V delu Ljudje z ikono v polju izberete obrtniški oddelek in komercialista. Kalkulanta vpiše kalkulant sam.

Za kalkulanta: priprava ponudbe

1. Vpišite se na projekt

Na Tabli dvokliknite celico Kalkulant ali na projektu kliknite ikono v polju Kalkulant in izberite sebe. Na projektu je lahko največ 7 kalkulantov.

Ko je na projekt vpisan kalkulant in je vpisan tudi komercialist, se status sam premakne na V izdelavi KA.

2. Ustvarite predračun

Na projektu kliknite Ustvari predračun. Okno pokaže, kaj se bo preneslo v Kalkulacije; Naziv predračuna, Investitor, Objekt in Datum oddaje lahko še popravite. Po potrditvi se predračun ustvari in odpre.

Številka predračuna se vpiše v stolpec Ponudba. S klikom nanjo predračun kadarkoli odprete s Table.

• En projekt ima en predračun.
• Predračun ustvari samo kalkulant, program nikoli sam.
• Projekta, iz katerega je ustvarjen predračun, ni mogoče izbrisati.

Dokumentacija in zapisniki

Dokumentacija hrani datoteke projekta: razpisno dokumentacijo, ponudbe, izračune. Odprete jo z gumbom Dokumentacija na projektu ali s klikom na število v stolpcu Dokumentacija na Tabli. Datoteke povlecite v okno ali kliknite Dodaj datoteke.

Kadar datoteko popravljate, uporabite Prenesi za urejanje: drugi vidijo, da jo urejate. Popravljeno datoteko naložite z Naloži novo verzijo; prejšnje verzije ostanejo.

Zapisniki o odločitvi so na dnu projekta. Vsak zapisnik ima datum, opis in lahko svoje datoteke. Zapisnike vpisuje splošni oddelek.

Statusi

Status	Kaj pomeni	Kdaj ga program postavi sam
Novi	projekt je vpisan, dela na njem še ni	ob vpisu novega projekta
V izdelavi	projekt je v pripravi	ko je na projekt vpisan komercialist
V izdelavi KA	kalkulant pripravlja predračun	ko sta na projekt vpisana kalkulant in komercialist
Oddan	ponudba je oddana; projekt je zaključen	nikoli — nastavi ga uporabnik
Ni oddan	ponudba ni bila oddana; projekt je zaključen	nikoli — nastavi ga uporabnik

Novi, V izdelavi in V izdelavi KA postavi samo program; ročno jih ni mogoče nastaviti. S klikom na status v tabeli ali ob naslovu projekta splošni oddelek projekt zaključi ali ga ponovno odpre.

Kaj še velja za samodejno spreminjanje statusa:

• Vsaka sprememba statusa je v zgodovini projekta: samodejna z virom program, ročna z imenom uporabnika.
• Program status uskladi ob vsaki spremembi ljudi, tudi ob odstranitvi: status se vrne na tistega, ki ustreza ljudem, ki ostanejo.
• Ko splošni oddelek zaključen projekt ponovno odpre, mu status postavi program glede na vpisane ljudi.
• Zaradi roka se status nikoli ne spremeni. Rok obarva samo datum.

Zaključek (Oddan ali Ni oddan) vedno potrdite v oknu, kamor lahko vpišete opombo. Zaključen projekt je samo za branje, roki se ne barvajo več in izgine iz izbora Odprti. Ponovno ga lahko odpre samo splošni oddelek.

Delo na Tabli

Iskanje projekta

• Vsi, Odprti in Samo moji hitro skrčijo seznam. Samo moji so projekti, kamor ste vpisani kot kalkulant, v obrtniškem oddelku ali kot komercialist.
• Iskalnik išče po nazivu, naročniku, številki razpisa, opombah, številkah in imenih ljudi.
• Vsak stolpec ima filter v glavi.

Ob odprtju Table vidi splošni oddelek vse projekte, kalkulanti in obrtniški oddelek pa svoje.

Urejanje v tabeli

Večino podatkov popravite kar v tabeli: dvokliknite celico ali pritisnite F5, vpišite vrednost in potrdite z Enter ali Tab. Sprememba se shrani takoj. Ikona ↶ v vrstici vrne vaše spremembe te vrstice.

Z desnim klikom na celico in Zgodovina polja vidite vse spremembe tega podatka.

Barve

• Roki se obarvajo, ko se bližajo in ko potečejo. Potekel rok ima znak ⚠. Barve razlaga legenda pod tabelo, nastavi pa jih uporabnik s pravico nastavitev v Nastavitve table → Roki.
• Sivo ozadje celice pomeni, da je bil podatek spremenjen v zadnjih dneh. Z miško na celici vidite, kdo in kdaj.

Hkratno delo več ljudi

Tabla se sama osveži vsakih 30 sekund. Ko je kdo drug spremenil projekt, se pokaže obvestilo.

Če ste isti podatek urejali hkrati z nekom drugim, okno Podatek je medtem spremenil drug uporabnik pokaže obe vrednosti. Obdrži ohrani njegovo, Shrani mojo zapiše vašo.

Pogledi in moji stolpci

Pogled si zapomni, kar je na zaslonu: filtre, razvrstitev, stolpce, izbor in iskanje. Shranite ga z ikono Shrani pogled; z zvezdico ga nastavite, da se odpre ob vsakem obisku. Splošni oddelek lahko pogled deli z vsemi.

V Nastavitve table → Moji stolpci si vsak sam določi, kateri stolpci so na njegovi tabli, v kakšnem vrstnem redu in kako široki.

Izpis

Ikona Predogled izpisa pripravi izpis z istimi projekti, stolpci in filtri, kot so na Tabli. Izberete lahko vse projekte v pogledu ali samo izbranega, stolpce in postavitev. Shrani PDF odpre okno za tiskanje, kjer izberete »Shrani kot PDF«.

Če ne gre

Polja ali celice ne morem urejati

Stolpec ureja druga skupina ali je projekt zaključen. Program pove, kdo ga ureja.

Ni gumba »Ustvari predračun«

Gumb vidi samo kalkulant (skupina KA) in samo pri projektu, ki ni zaključen.

Projekta ne morem izbrisati

Iz projekta je ustvarjen predračun. Projekt zaključite s statusom Ni oddan ali najprej izbrišite predračun v Kalkulacijah.

Pokazalo se je okno »Povezave s strežnikom ni«

Zadnja sprememba še ni shranjena. Program jo poskuša shraniti znova. Ekrana ne zapirajte; okno se zapre samo, ko shranjevanje uspe.

Kaj sledi?

Predračun, ustvarjen s Table, naprej urejate v Kalkulacijah.

Naprej: Predračuni